Offentlig upphandling: så fungerar det

Offentlig sektor köper varor och tjänster för mer än 1 400 miljarder kronor varje år. Här förklarar vi hur offentlig upphandling fungerar, från annonsering till avtal, och hur ert företag kan vara med och vinna affärerna.

Malmö rådhus

Vad är offentlig upphandling?

När kommuner, regioner, statliga myndigheter och andra offentliga organisationer köper varor och tjänster måste de följa särskilda upphandlingsregler. De flesta större upphandlingar annonseras öppet så att företag kan konkurrera om affärerna.

För att vinna måste ert företag uppfylla de krav som ställs och lämna ett konkurrenskraftigt anbud. Vilket anbud som vinner avgörs av en utvärderingsmodell som köparen har bestämt i förväg. Ibland är lägsta pris avgörande, ibland vägs även kvalitet och andra faktorer in.

Syftet är att offentliga inköp ska ske med sund konkurrens, likabehandling och god användning av offentliga medel.

Från annons till tecknat avtal

Så går en annonserad offentlig upphandling vanligtvis till. Fem steg från att köparen presenterar sitt behov till att en leverantör får avtalet.

  1. Myndigheten annonserar

    Behovet och kraven presenteras i upphandlingsdokumenten.

  2. Företagen ställer frågor

    Leverantörer kan begära förtydliganden under anbudstiden.

  3. Anbuden lämnas in

    Anbud lämnas enligt instruktionerna före sista anbudsdag.

  4. Anbuden utvärderas

    Köparen granskar anbuden enligt kraven och utvärderingsmodellen.

  5. Tilldelning och avtal

    Köparen fattar tilldelningsbeslut och avtal kan tecknas när tillämpliga förutsättningar är uppfyllda.

Anbudstid: ofta fyra till sex veckor
Sara kulturhus i Skellefteå genom snötäckta träd

Upphandlingar publiceras löpande. Anbudstiden är ofta fyra till sex veckor.

Telefon
08-580 806 60
E-post
support@publicinsight.se

Hur fungerar offentlig upphandling i praktiken?

Upphandlingar annonseras i upphandlingsdatabaser. Varje upphandling har egna krav, tidsfrister och en utvärderingsmodell. Företaget måste bedöma om affären passar, granska underlaget och lämna in ett fullständigt anbud i tid. PublicInsight hjälper er att hitta och bedöma rätt affärsmöjligheter och leder anbudsarbetet fram till inlämning.

Byggarbetare på ställningen till en byggnad under uppförande

Vem får lämna anbud?

Även mindre och växande företag kan delta i offentlig upphandling. Det avgörande är att företaget kan uppfylla de krav som ställs och leverera det som efterfrågas.

  • Förmågan att leverera

    Företaget behöver kunna genomföra uppdraget enligt de krav som gäller.

  • Formella krav på företaget

    Upphandlingen kan ställa krav på exempelvis registreringar, omsättning, ekonomisk stabilitet och skötta skatter. Kraven varierar mellan upphandlingar.

  • Erfarenhet och kompetens

    Krav på referenser, utbildning eller certifieringar varierar mellan upphandlingar och beror på uppdraget.

  • Ett komplett och korrekt anbud

    Alla efterfrågade uppgifter och bilagor behöver lämnas in korrekt och i tid.

  • En egen Affärs-PT som gör jobbet

    PublicInsight hjälper till att analysera kraven och skriva ett konkurrenskraftigt anbud.

Vi gör anbudsjobbet. Ni fokuserar på affären.

Att hitta rätt upphandlingar, förstå kraven och skriva konkurrenskraftiga anbud kräver både tid och erfarenhet. Med PublicInsight får ni en tilldelad Affärs-PT som hittar och analyserar affärsmöjligheterna, rekommenderar vilka ni ska satsa på och leder hela anbudsarbetet fram till inlämning. Ni bidrar med kunskapen om det ni säljer och bestämmer ert pris. Vi tar hand om resten.

Boka möte
Upptäck vår tjänst
Telefon
08-580 806 60
E-post
support@publicinsight.se

Vilka regler gäller för offentlig upphandling?

Offentlig upphandling styrs av flera lagar, där lagen om offentlig upphandling (LOU) är en av de viktigaste. Reglerna bygger på principer om likabehandling, öppenhet, proportionalitet, icke-diskriminering och ömsesidigt erkännande. För leverantörer innebär det att köparen måste följa de regler och kriterier som gäller för upphandlingen och behandla leverantörerna på ett likvärdigt sätt. En tidigare kundrelation ska inte ge någon otillbörlig fördel.

Behöver vi utbilda oss i offentlig upphandling?

Nej, inte för att komma igång. Utbildning är värdefull för företag som vill bygga upp en egen anbudsfunktion. Men för den som vill börja vinna offentliga affärer är det ofta viktigare att få hjälp av någon som redan kan processen. Med PublicInsight får ni en erfaren Affärs-PT som tar hand om anbudsarbetet. Ni behöver framför allt kunna er egen verksamhet och det ni ska leverera.

Kan mindre företag konkurrera med de stora?

Ja. Offentlig upphandling ger även mindre och växande företag möjlighet att konkurrera om stora affärer. Det avgörande är att uppfylla kraven och lämna ett konkurrenskraftigt anbud – inte att redan vara störst på marknaden. PublicInsight hjälper er att välja de affärer där ni har bäst förutsättningar att konkurrera.

Vanliga frågor om offentlig upphandling

Funderar ni på hur offentlig upphandling fungerar, vilka krav som gäller eller hur ert företag kan börja göra affärer med offentlig sektor? Här hittar ni svar på några av de vanligaste frågorna. Hittar ni inte svaret på just er fråga är ni välkomna att boka ett möte med oss.

Alla frågor
Hittar ni inte svaret?
En Affärs-PT svarar inom en arbetsdag.

Nej! Även företag som aldrig tidigare gjort affärer med offentlig sektor kan lämna anbud och vinna kontrakt.

Vissa upphandlingar ställer krav på tidigare erfarenhet eller referensuppdrag. Om ni saknar sådan erfarenhet kan vi undersöka möjligheten att åberopa ett annat företags kapacitet eller samarbeta med andra leverantörer.

Er tilldelade Affärs-PT hjälper er att hitta de affärer där ni har rätt förutsättningar att delta och vinna.

Det beror på vilken upphandling vi vill delta i. Ibland krävs tidigare liknande uppdrag, men långt ifrån alltid.

Er tilldelade Affärs-PT granskar kraven och hjälper oss att bedöma om era befintliga referenser räcker. Om något saknas undersöker vi möjligheten att åberopa andra företags kapacitet.

Ni ansvarar för er kalkyl och bestämmer alltid själva vilket pris ni vill erbjuda.

Er tilldelade Affärs-PT analyserar utvärderingsmodellen och hjälper er att förstå hur priset påverkar era möjligheter att vinna.

Vill ni ha ytterligare stöd kan ni köpa till priscoachning, där vi tillsammans arbetar med er prisstrategi för att hitta rätt balans mellan konkurrenskraft och lönsamhet.

Alla anbud leder inte till vinst, men varje upphandling ger oss möjlighet att bli bättre.

Er tilldelade Affärs-PT går igenom tilldelningsbeslutet och utvärderingen för att förstå varför vi inte vann. Vi analyserar också om det finns skäl att begära överprövning av upphandlingen.

Vi tar med oss lärdomarna och använder dem för att förbättra våra möjligheter i kommande upphandlingar.

Absolut! Den offentliga marknaden är till för alla företag – små som stora. Alla leverantörer ska behandlas lika och ges samma möjlighet att konkurrera. Upphandlingar ska dessutom utformas så att även mindre företag kan delta.

Skulle ni sakna viss kapacitet för att uppfylla kraven kan ni ofta åberopa ett annat företags resurser för att kvalificera er. Er tilldelade Affärs-PT hjälper er att hitta lösningarna och ta vara på affärsmöjligheterna.

Skellefteå i vinterskymning sett mellan snötäckta granar

Prata med en erfaren Affärs-PT

Nyfiken på vilka offentliga affärer ert företag skulle kunna vinna? Boka ett kostnadsfritt möte med en av våra erfarna Affärs-PT:er. Vi pratar om er verksamhet, era möjligheter och hur vi kan hjälpa er att hitta rätt upphandlingar och lämna konkurrenskraftiga anbud.

Boka möte

Ni träffar en av oss

Telefon
08-580 806 60
E-post
support@publicinsight.se