Myter om offentliga affärer
Vi vet att det finns många myter om den offentliga marknaden som inte sällan skapar hinder för småföretagare att ens tänka tanken om att approchera en offentlig upphandling. Dessa myter vill vi slå hål på. Till exempel pratas det ofta om att beställarna inte får lov att prata med leverantören under upphandlingen men stämmer verkligen det?
Myt #1: ''Man får inte påverka köparen''
Stämmer inte! Det får man, och det är faktiskt en av de viktigaste aktiviteterna du kan göra!
Man får prata, informera, demonstrera, visa köparen före och efter upphandlingen. Detta är en av de viktigaste aktiviteterna du kan göra: att visa kunden hur du kan förbättra deras verksamhet.
Myt #2: ''Beställaren får inte prata med leverantören''
Det får man visst! Dialog före, under och efter upphandling är både tillåten och önskat. Kom ihåg att det du säger kanske kommer delas med andra. Mer dialog skapar bättre affärer!
Myt #3: ''Processen är krånglig och alla affärer görs via upphandling''
Stämmer inte! För den som inte är insatt kan det upplevas krångligt.
Fokusera på din säljprocess och låt upphandlaren ansvara för processen och guida dig genom LOU. Man finner möjligheter i tillåtna direktupphandlingar eller förhandlade upphandlingar utan föregående annonsering - när det endast finns en leverantör.
Myt #4: ''Leverantörer till offentlig sektor är seriösa eftersom de alltid kontrolleras''
Det stämmer tyvärr inte då många upphandlare endast använder sig av en kreditkontroll, vilket inte är tillräckligt.
Många upphandlare använder sig endast av en kreditkontroll eller stämmer av mot Svensk handels varningslista för att säkerställa att leverantörerna är seriösa. Detta är såklart inte tillräckligt men idag finns det ingen så kallad ”Black List” att slå mot. Lagen har dock utvecklats så att det numera är lättare att utesluta en leverantör om den ej är seriös, bara man kan bevisa det.
Myt #5: ''Jag får inte tala om när en upphandling ska annonseras''
Tvärtom! Om en leverantör frågar när en upphandling ska genomföras går det bra att informera om planerad tidpunkt, förutsatt att du ger samma svar till samtliga som frågar.
Det ger inte någon leverantör en otillbörlig konkurrensfördel utan är ett bra sätt att skapa intresse för upphandlingen. Då ökar chanserna att få in fler anbud och möjligheterna att göra en bra affär blir större. En del upphandlande aktörer väljer även att förhandsannonsera sina kommande upphandlingar eller att lägga ut information om kommande upphandlingar på sina webbplatser, vilket är ett bra sätt att hålla marknaden informerad om sina planer.
Myt #6: ''Offentliga köpare har koll på LOU''
Det är endast de som gör själva upphandlingen som har kollen på lagstiftningen. De som är verksamhetsansvariga/beställare av en upphandling har sällan koll på regelverket.
Därför är det bra för dig som leverantör att känna till lite hur det funkar för att hjälpa din ''kund'' att inte göra fel när de bestämt sig för att de vill köpa av dig.
Myt #7: ''Det går inte att sälja till offentlig sektor - alla inköp är upphandlande''
Offentlig sektor gör visserligen ca 20 000 upphandlingar varje år men samtidigt görs det inköp från ca 185 000 olika leverantörer.
Majoriteten av affärerna som görs med offentliga köpare är direktupphandlingar om vi räknar till antalet affärer. För att tävla om dessa affärer behöver man sälja. Utmaningen är bara hur man kan och får sälja?
Myt #8: ''Alla inköp i offentlig sektor tar hänsyn till agenda 2030-målen"
Det innebär att de företag som investerat i kvalitet sällan får betalt för detta i upphandlingarna. För att skapa en bättre konkurrens och bli premierad behövs direkt dialog med beställarna.
Myt #9: ''Det är självklart vem bolag ska vända sig till om de har något att sälja"
Företag med erbjudanden/innovationer har svårt att veta vem som tar inköpsbesluten. Inköparna i offentlig sektor skapar avtal medan det är verksamhetsansvariga som gör inköpen - gör detta tydligare.
Myt #10: ''Vi har de bästa leverantörerna eftersom vi är en attraktiv kund''
Det är sällan som leverantörer får betalt för sina innovationer eller investeringar i hållbarhetsfaktorer. Utvärderingsmodellen ger sällan utrymme för att premiera gjorda investeringar i förhållande till leverantörer som bara uppfyller ställda skallkrav.
Myt #11: ''Våra upphandlingar är kodade så att alla som vill göra affärer med oss hittar
dem via de lagstadgade annonsförmedlingstjänsterna''
Även om alla upphandlingsannonser ska registreras på ett visst sätt och ha en kod så är det allt för ofta som den koden inte beskriver det som ska handlas upp.
Därför är det svårt för många företag att hitta rätt affärer och man väljer därför hellre att låta bli att bevaka de offentliga affärerna.
Myt nr 12: ''Jag ska inte belasta leverantörer med dialog inför en upphandling-de har för
mycket att göra för att hinna svara på frågor.
Detta stämmer i de allra flesta fall inte alls. Det stora flertalet leverantörer önskar ökad dialog och visar stort intresse för kommunikation och erfarenhetsutbyte med den offentliga sektorn.
För de mindre företagen med bara ett fåtal anställda kan det emellertid ibland vara svårt att frigöra resurser för att föra dialog, samtidigt som de kan ha mycket värdefull information. Det kan därför vara mödan värt att anpassa dialogen på ett sådant sätt vad gäller exempelvis omfattning och tider för möten att även mindre företag har möjligheter att delta.
Myt #13: ''Offentliga kunder köper alltid från avtal''
Tyvärr fungerar inte alltid kommunikationen internt så att alla känner till ditt avtal. Du måste lära kunden hur de köper av dig! Att ditt avtal finns, vad och hur de ska använda det för att inte köpa fel!
Myt #14: ''Alla leverantörer känner till agenda 2030''
FN:s välfärdsmål är fortfarande relativt okända för de flesta. För att öka insikten bör alla upphandlingar märkas upp med aktuellt mål som aktuell tjänst/produkt bidrar till.
Myt #15: ''Jag måste bjuda in alla leverantörer i Sverige/Europa
om man anordnar ett möte''
Det är självklart bra att föra dialogen som brett som möjligt men det finns, enligt Upphandlingsmyndigheten, inga regler som anger att alla leverantörer som skulle kunna lämna anbud måste bjudas in.
Det viktigaste är att kunna argumentera för varför man valt ut de leverantörer man valt ut att prata med.
Myt #16: ''Bolag med kollektivavtal är seriositetskontrollerade''
Det åligger inte arbetsgivarorganisationer att kontrollera sina medlemsföretags seriositet. Bara för att ett bolag är anslutet till ett kollektivavtal innebär det inte att man sköter alla lagstadgade åtaganden.
Uppföljning och kontrollfunktioner hos arbetsgivarorganisationer eller fackförbund är många gånger en bristvara och därför används ibland ett kollektivavtal som en kuliss av mindre nogräknade företag för att dölja andra brister.
Kolla därför alltid ett bolag som ska göra offentliga affärer både vid upphandlingen som löpande under hela anbudstiden. Annars riskerar du att sätta den rättvisa konkurrensen ur spel..
Myt #17: ''Enskilda möten med leverantörer är inte tillåtna''
Enskilda möten med leverantörer är tillåtna-men var uppmärksamma på öppenhet och likabehandling.
Myt #18: ''Det är låg sannolikhet att företag som deltar i offentlig upphandling får ett avtal''
Chansen att vinna är lika stor för små företag som för stora företag.
Myt #19: ''Företaget är för litet''
Det finns inget företag som är för litet för att kunna delta i en offentlig upphandling. Det finns upphandlingar i olika storlekar som passar olika stora leverantörer. Om du vill tävla mot större företag finns alltid möjligheter att samarbeta med kollegor inom samma bransch, och på så sätt vinna ett stort uppdrag.
Det finns alltså en hel del förvirring bland beställarna av de offentliga upphandlingarna kring vad man får och inte får göra. Särskilt när det gäller dialog där det inte är så strikt som myterna påstår. Har du en fråga? Ställ den! Så att du kommer vidare i din proaktiva process, anbuds- eller säljprocess. Kom ihåg att det inte är säkert att den som är anställd i offentlig sektor känner till alla spelregler eller för delen har rätt. Skulle ni ändå få ett svar som ni inte förstår – testa att ställa frågan till Upphandlingsmyndighetens Frågeportal.
Här kan du läsa broschyren: Myter om dialog i offentlig upphandling | Upphandlingsmyndigheten
